Capaciteitsplanning. Hoe dan? Stap 2
In onze vorige blog “Capaciteitsplanning. Hoe dan? Stap 1” gingen we in op de vertrekpunten voor een goede capaciteitsplanning en hoe te komen tot een plan, tot een strategie voor het komende jaar.
In deze blog gaan borduren we daarop verder. Van Plan naar Planning.
Van Plan naar Planning
Vanuit het plan, de strategie voor het komende jaar, maken we een capaciteitsplanning die richting geeft voor het operationele rooster. Met de capaciteitsplanning willen we een aantal zaken bereiken:
Kwaliteit van zorg - de vraag
Op basis van de pijlers ‘aantal cliënten’ en ‘inhoud van zorg’ (zie de vorige blog) weten we per periode, per deskundigheid en per team hoeveel uren zorg er gevraagd worden. Afhankelijk van de mate van fluctuatie in zorgvraag kiezen we ervoor uit te gaan van de productieafspraken en bijbehorende kwaliteit van zorg, eventueel gecombineerd met een trendanalyse met bijbehorende voorspelling, en de actuele zorgvraag zover bekend. De vraagkant wordt helder.
Het team zorgprofessionals - het aanbod
Naast het inzicht in de (te verwachten eventueel fluctuerende) zorgvraag is tevens bekend wat de beschikbare formatie is per deskundigheid op basis van de beschikbare formatie op dit moment en de verwachte in- en uitstroom in de toekomst. Het aanbod om een antwoord te geven op de zorgvraag per periode is duidelijk.
Niet-cliëntgebonden taken – nog vraag, nog aanbod?
Vanuit het beleid passend binnen het vastgestelde budget hebben we helder hoeveel tijd er besteed mag worden aan niet-cliënt gebonden taken (denk aan scholing, projecten, overleg, productiviteit etc). Dit beleid wordt vertaald naar doelen voor deze taken binnen de capaciteitsplanning. Doelen waaraan de capaciteitsplanning zich moet houden en wel op dusdanige wijze dat de inzet op niet-cliëntgebonden taken zo min mogelijk inbreuk heeft op het inzetten van het aanbod op de vraag.
Vraag, aanbod en niet-cliëntgebonden inzet – doelmatigheid en efficiëntie mogelijk gemaakt
De eerste stap die genomen wordt is voor het komende jaar per periode de niet-cliëntgebonden inzet zo te plannen dat deze het minst inbreuk heeft op de beschikbaarheid van capaciteit voor de zorgvraag. Op basis van de planning wordt voor elke periode duidelijk hoeveel van een bepaald soort niet-cliëntgebonden inzet kan plaatsvinden. Tevens is meteen inzichtelijk of de hoeveelheid inzet voldoet aan de doelstellingen zoals vormgegeven vanuit beleid en begroting. Zodoende kan worden voorkomen dat inzet van niet-cliëntgebonden taken leidt tot periodes met een overcapaciteit aan zorgprofessionals afgewisseld met periodes met te weinig capaciteit aan zorgprofessionals voor de zorgverlening.
Hier kan een spanningsveld ontstaan met het medewerkerbelang. De vakantieplanning is niet-cliëntgebonden inzet en onderdeel van de capaciteitsplanning. Natuurlijk willen we de vakantiewensen honoreren. Neem de vakantieplanning als vertrekpunt en plan de overige niet-cliëntgebonden inzet op een wijze die ervoor zorgt dat de vakantieplanning zo veel mogelijk gehonoreerd wordt en waarbij de overige niet-cliëntgebonden inzet zo min mogelijk inbreuk pleegt op de beschikbaarheid van de formatie voor leveren van zorg. Met behulp van capaciteitsplanning wordt op deze wijze naast het geven van een antwoord op de zorgvraag (cliëntbelang) ook het medewerkerbelang gediend.
Interne flexibiliteit organiseren
Indien het doelmatig plannen van de niet-cliëntgebonden inzet nog steeds resulteert in periodes met teveel zorgprofessionals en periodes met te weinig zorgprofessionals kan binnen de capaciteitsplanning gebruik worden gemaakt van de zogenaamde Jaar Uren Systematiek (JUS). In de periodes met een ondercapaciteit plan je meer inzet dan de al beschikbare inzet vanuit de formatie. In de periodes waar er teveel beschikbare inzet aanwezig is plan je minder inzet dan de beschikbare formatie. Je maakt hierbij gebruik van de mogelijkheden die de JUS biedt. Het is als het ware slim schuiven van beschikbare capaciteit tussen periodes. Vanzelfsprekend hoort hier beleid bij: de JUS-spelregels met betrekking tot de CAO-richtlijnen en het gewenste overleg tussen planners en zorgprofessionals. Zo worden medewerkerafspraken rondom de JUS gemaakt die zijn afgestemd op zowel het medewerkerbelang als het organisatiebelang.
Capaciteitsplanning op teamniveau gereed
Na het volgen van de beschreven stappen is de capaciteitsplanning op teamniveau als richtinggevend kader voor het operationele rooster gereed. Echter capaciteitsplanning is niet alleen een teamaangelegenheid maar staat in verbinding met de capaciteitsplanning van andere teams. Het zorgt ervoor dat de beschikbare capaciteit binnen de totale organisatie optimaal wordt gebruikt.
Voordat de stap richting de verbinding met de organisatie wordt gemaakt toets je de capaciteitsplanning afrondend aan de gestelde beleidsnormen en doelen. Tevreden over het resultaat? Zo ja dan is de weg open voor verbinding.
In stap 3 gaan we in op deze verbinding. Een verbinding gericht op voorspellen van benodigde aanvullende flexibiliteit en het verhogen van de leverzekerheid van een flexbureau. Gevolgd door een blog waarin we de aansluiting en integratie maken met het operationele rooster. Tevens zullen we gaan bloggen over scenarioplanning als onderdeel van de capaciteitsplanning en thema’s zoals: “Ziekte is te plannen”.
Tevreden cliënten – Gelukkige medewerkers – Gezonde bedrijfsvoering
Een uitgebreide presentatie op locatie?