Wat is scenarioplanning
8 Feb 2023
Als je aan de slag gaat met het plannen van de toekomst, kom je al snel uit bij scenarioplanning. Maar wat is scenarioplanning precies en waarom is het zo belangrijk? In dit artikel leggen we je alles uit over deze manier van planning en hoe je hiermee jouw organisatie toekomstbestendig maakt.
Inleiding
Scenarioplanning is een methode die gebruikt wordt om mogelijke toekomstscenario's te schetsen. Het doel van scenarioplanning is om je beter voor te bereiden op de toekomst. Dit is belangrijk voor jouw organisatie en voor jou als individu binnen de organisatie. Het geeft je inzicht in mogelijke ontwikkelingen, trends en veranderingen en helpt je daarop te anticiperen.
Wat is scenarioplanning?
Scenario planning is een specifiek onderdeel van strategische en tactische planning. Op basis van input worden verschillende toekomstige scenario's geanalyseerd en uitkomsten van de analyse gebruikt om beslissingen voor te bereiden.In het kader van personeelsplanning kan onder andere gedacht worden aan:
- Op basis van de vergrijzing van de bevolking en de langere levensverwachting neemt de vraag naar zorg in kwantiteit en zwaarte toe. Als we uitgaan van X groei en X verzwaring van de zorg wat betekent dit dan voor de benodigde personele capaciteit in aantallen FTE en deskundigheid. Voorgaande dient vervolgens onder andere als input voor de lange termijn opleidingsplanning, recruitment, gebouwenbeheer etc.
- Als de leeftijdsontwikkeling wordt gekoppeld aan de verwachte in- en uitstroom, wat betekent dit dan voor de verwachte toekomstige personeelsbezetting afgezet tegen de huidige vraag naar zorg ervan uitgaande dat die de komende jaren hetzelfde blijft qua kwantiteit en zwaarte.
Maar ook:
- Wat als we het komende jaar alle contracten met een einddatum omzetten in contracten voor onbepaalde tijd. Hoe groot is het tekort dan nog of is er dan nog steeds sprake van een tekort?
- Wat als het ziekteverzuim het komende jaar stijgt naar 15%. Wat is dan nog de resterende hoeveelheid beschikbare capaciteit per week het komende jaar om de vraag naar zorg te leveren?
Waarom is scenarioplanning belangrijk?
Scenarioplanning is belangrijk omdat het je helpt om beter voorbereid te zijn op de toekomst. Door verschillende scenario's uit te werken, krijg je inzicht in mogelijke ontwikkelingen en veranderingen en kun je daarop anticiperen en de juiste eventuele benodigde acties ondernemen. Dit helpt je om vastgestelde risico's te verminderen en kansen je die ziet te benutten. Door scenarioplanning toe te passen kun je jouw organisatie toekomstbestendig maken.In het kader van de personeelsplanning zou dit bijvoorbeeld kunnen betekenen dat je een verandering in de toekomstige zorgvraag verwacht die andere competenties vraagt van de medewerkers en je daarom vroegtijdig een opleidingsprogramma tot uitvoering brengt.
Hoe werkt scenarioplanning
Bij scenarioplanning worden verschillende scenario's uitgewerkt. Dit gebeurt op basis van verschillende factoren die van invloed kunnen zijn op de toekomst. Deze factoren worden ook wel 'onzekerheden' of genoemd. Door deze onzekerheden in kaart te brengen en verschillende scenario's uit te werken, kun je beter voorbereid zijn op de toekomst.
De stappen van scenarioplanning
Scenarioplanning bestaat uit verschillende stappen. Hieronder beschrijven we de belangrijkste stappen van scenarioplanning:1. Identificeer de belangrijkste onzekerheden
De eerste stap bij scenarioplanning is het identificeren van de belangrijkste onzekerheden. Dit zijn de factoren die van invloed kunnen zijn op de toekomst. Denk hierbij bijvoorbeeld aan technologische ontwikkelingen, economische ontwikkelingen, maatschappelijke ontwikkelingen, veranderingen in het politieke speelveld en culturele trends. Als voorbeeld kun je hierin nemen dat het politieke beleid en de effecten daarvan erop gericht is steeds langer thuis te wonen met steeds meer zorgondersteuning thuis. Dit heeft effect op de zorgvraag verandering voor zorginstellingen maar in combinatie met technologische ontwikkelingen geeft dit ook kansen om innovatief te zijn rondom technologische ondersteuning van de zorg.
2. Maak verschillende scenario's
Op basis van de belangrijkste onzekerheden worden verschillende scenario's gemaakt. Hierbij worden de belangrijkste onzekerheden met elkaar gecombineerd om zo tot verschillende toekomstscenario's te komen. Hierbij is het belangrijk om realistisch te blijven en rekening te houden met verschillende factoren die van invloed kunnen zijn op de toekomst.
3. Werk de scenario's uit
Als de verschillende scenario's zijn gemaakt, is het tijd om deze verder uit te werken. Hierbij wordt gekeken naar de mogelijke effecten van elk scenario en worden concrete acties geformuleerd die genomen kunnen worden als het scenario werkelijkheid wordt. Het is belangrijk om dit zorgvuldig te doen en goed na te denken over de mogelijke gevolgen van elke actie.
4. Monitor de ontwikkelingen
Scenarioplanning is geen eenmalige actie, maar een doorlopend en dynamisch proces. Het is daarom belangrijk om de ontwikkelingen (in de omgeving) goed in de gaten te houden en de scenario's regelmatig te herzien. Als de werkelijkheid afwijkt van het scenario, is het nodig om de scenario's aan te passen en nieuwe acties te formuleren.
Voordelen van scenarioplanning
Scenarioplanning heeft verschillende voordelen. Hieronder beschrijven we de belangrijkste voordelen van scenarioplanning:
Betere voorbereiding op de toekomst
Scenarioplanning helpt je om beter voorbereid te zijn op de toekomst. Door verschillende scenario's uit te werken, krijg je inzicht in mogelijke ontwikkelingen en veranderingen en kun je daarop anticiperen. Dit kan je helpen om risico's te verminderen door vroegtijdig te acteren en kansen te benutten.
Toekomstbestendige organisatie
Door scenarioplanning toe te passen, kun je jouw organisatie toekomstbestendig maken. Je bent beter voorbereid op mogelijke ontwikkelingen en veranderingen en kunt daarop inspelen. Dit helpt de continuïteit van de organisatie te waarborgen.
Meer flexibiliteit
Scenarioplanning kan helpen om meer flexibiliteit te creëren binnen de organisatie. Door verschillende scenario's uit te werken, kun je beter inspelen op veranderende omstandigheden en snel schakelen als dat nodig is. Door de (verwachte) benodigde oplossingen al te hebben helpt het je wendbaarder te acteren.
Conclusie
Scenarioplanning is een methode die gebruikt wordt om mogelijke toekomstscenario's te schetsen. Het helpt je om beter voorbereid te zijn op de toekomst en je organisatie toekomstbestendig en wendbaar te maken. Door verschillende scenario's uit te werken, krijg je inzicht in mogelijke ontwikkelingen en veranderingen en kun je daarop anticiperen. Scenarioplanning is een doorlopend proces en vereist regelmatige monitoring en bijsturing.Tevreden cliënten – Gelukkige medewerkers – Gezonde bedrijfsvoering
Een uitgebreide presentatie op locatie?