Onze software voor capaciteitsplanning

De zorg staat onder druk, maar jouw grip op de planning hoeft dat niet te zijn.

Je merkt het dagelijks: de uitdagingen zijn groter dan ooit. Door de toenemende vergrijzing wordt de zorgvraag die je moet beantwoorden niet alleen groter, maar ook complexer en zwaarder. Tegelijkertijd zorgt de aanhoudende arbeidsmarktproblematiek voor een tekort aan medewerkers. In deze spagaat probeer je de kwaliteit van zorg te waarborgen en inzet van medewerkers op basis van de menselijke maat.

Juist in dit spanningsveld worden de scheuren in de planning zichtbaar. De symptomen in de praktijk zijn voor jou waarschijnlijk herkenbaar:

• Gaten in het rooster die je telkens moet dichten met dure externe inhuur terwijl achteraf blijkt dat elders in de organisatie op dat moment medewerkers in loondienst beschikbaar waren
• Door het jaar heen periodes met teveel personele capaciteit en periodes met te weinig personele capaciteit ten opzichte van de vraag naar zorg
• Achteraf moeten concluderen dat niet zorg gerelateerde inzet op een ander moment had moeten plaats vinden
• Een vakantieplanning die extra arbeidsintensief is en veel stress oplevert
• Een operationeel rooster die elke keer verrassingen kent

Met de systematiek en software van PlanMotion stop je met symptoombestrijding en bouw je aan een fundament dat rust en voorspelbaarheid brengt in je personeelsplanning.

1. Van operationele pijn naar tactische rust

Veel organisaties voelen je de krapte pas bij het maken van het operationele rooster. Het resultaat? Ad-hoc besluitvorming, extra druk op medewerkers en een overbelaste flexpool. Deze operationele pijn is echter zelden een planningsfout. Het is een tekort aan een tactische vooruitblik. PlanMotion helpt je de vinger op de zere plek te leggen door het voorspellend vermogen en bloot te leggen waar jouw formatie niet meer aansluit op de zorgvraag en hoe deze zorgvraag en de netto beschikbaarheid van personele formatie zich ontwikkeld. Zich ontwikkeld binnen teams, tussen teams en op basis van elk gewenst organisatieperspectief.

2. Jouw Planstrategie: De blauwdruk voor rust en leverzekerheid

Zonder heldere planstrategie is de kans op verassingen binnen het rooster erg groot. Wij helpen je zicht op de verwachte toekomst te krijgen zodat toekomstige uitdagingen vroegtijdig van oplossingen kunnen worden voorzien:

• Van tactische planning naar operationeel rooster: Je plant integraal door de zorgvraag, begroting en formatie voor het hele toekomstige jaar voortdurend op elkaar af te stemmen en je acteert op uitdagingen ruim voordat een rooster gemaakt moet worden. Wij noemen dat: “Niet achteraf reageren maar vroegtijdig acteren”.
• Leverzekerheid van jouw flexorganisatie: Met PlanMotion ondersteun je op tactisch niveau jouw flexibele schillen. Door dit integraal mee te plannen, voorspel je de benodigde flexcapaciteit, verhoog je de leverzekerheid van de flexorganisatie en verlaag je de afhankelijkheid van dure, ad-hoc inhuur.

3. Vakantieplanning: Een wezenlijk onderdeel van je tactisch plan

Vakantieplanning is voor veel organisaties een flinke uitdaging die veel tijd kost en voor extra stress kan zorgen. Binnen onze software is dit een integraal deel van je tactische planning, waarmee je rust creëert voor zowel jezelf als je team en continuïteit van zorg, zelfs tijdens de piekbelasting tijdens de vakantieperiodes, weet te bewerkstelligen.

• Directe beoordeling zonder rooster: Je hoeft niet eerst een volledig rooster te maken om te zien of aanvragen haalbaar zijn; de software geeft je direct inzicht in de effecten en haalbaarheid van de verlofaanvragen.
• Eenvoudige scenario-ontwikkeling: Als de verlofaanvragen niet haalbaar blijkt te zijn, maak je in de software eenvoudig alternatieve scenario’s die laten zien hoe je de vakanties wél op elkaar kunt afstemmen.
• Transparantie en regie: Altijd inzicht en de mogelijkheid om onderbouwd het gesprek met elkaar te hebben over de vakantieplanning, wat de samenwerking en binnen je team en eventueel tussen teams bevordert. Een evenwichtige vakantieplanning als resultaat hetgeen welzijn en betrokkenheid van medewerkers bevorderd.

4. Van zorginhoud naar ideaal dienstenpatroon

Om grip te krijgen op de toenemende zorgzwaarte, maak je met PlanMotion eveneens de vertaalslag van zorgproductie naar benodigde inzet op dagniveau. De software van PlanMotion bevat intelligente functionaliteit die de zorgvraag per cliënt of patiënt direct omzet in een vraagrooster per dag. Je verbindt het aantal cliënten/patiënten en hun specifieke zorgprofielen automatisch met de benodigde diensten, waardoor het ideale inzetpatroon direct zichtbaar wordt.

In plaats van handmatig puzzelen, vergelijkt de software de actuele bezettingseis met jouw ideale patroon. Hierdoor wordt het aanpassen van diensten aan de zorgzwaarte een praktisch en datagedreven proces. Je optimaliseert de zorgcontinuïteit zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen: de software creëert, maar de planner blijft altijd aan het stuur om de definitieve keuzes te maken.

5. Scenarioplanning: Voorbereid op jouw veranderende toekomst

De situatie van over een half jaar is niet die van vandaag. Dankzij onze functionaliteit scenarioplanning kun je “Wat als” vragen beantwoorden. Wat als de zorgzwaarte op een locatie stijgt of afneemt? Wat als de uitstroom van personeel doorzet? Wat als we het dienstpatroon wijzigen? Of wat als we bepaalde zorgactiviteiten door informele zorg laten uitvoeren? Elk scenario leidt tot een scenarioplanning met bijbehorende resultaten en analyses die kunnen helpen bij de besluitvorming met betrekking tot de te volgen strategie rondom personele capaciteit en zorgverlening op korte en (middel)lange termijn. Je plant niet meer voor gisteren, maar voor de uitdagingen die op je afkomen

6. Capaciteitsmanagement financieel

Zie in één oogopslag wat je budget is of welke opbrengsten je hebt op basis van de zorgproductie. Zet dit af tegen je personele kosten en ontdek direct of de balans klopt. Tot op het niveau van: wat kost mijn bezettingseis in diensten, heb ik daar voldoende opbrengsten en/of budget voor.

En stel je eens voor:|

• Wat als het aantal cliënten/patiënten of indicaties verandert? Past het huidige dienstenpatroon dan nog binnen het financiële kader, of ontstaat er ruimte voor optimalisatie?
• Wat als je meer diensten inzet van een bepaalde deskundigheid? Wat betekent dat voor de inzet van een andere deskundigheid?

Euro’s en uren in één beeld gevangen.

Datagedreven werken, optimalisatie en continuïteit

Echte grip vereist feiten, geen onderbuikgevoel. Door continue geautomatiseerde gegevensuitwisseling met je ECD- en roosterapplicaties, compleet gemaakt met de voorspellende intelligentie van PlanMotion, beschik je altijd over de benodigde data die de software een krachtig hulpmiddel maken. Aangevuld met continue analyse, trends en rapportages zie je patronen voordat het problemen worden.