In onze vorige blog “Zorg leuker en beter” kondigden wij het al aan. In de vervolgblogs gaan wij in hoe op concrete wijze capaciteitsplanning vorm en inhoud te geven. In deze blog stap 1.

Capaciteitsplanning gaat om tevreden cliënten, gelukkige medewerkers en een gezonde bedrijfsvoering. Om dit te bereiken is stap 1 een fundamentele stap. Een stap die start bij (voorbereiding op) de begrotingsronde. Een drietal pijlers zijn hiervoor van belang:

  • Aantal cliënten waaraan zorg verleend wordt of gaat worden
  • De inhoud en kwaliteit van zorg
  • Beleid van de organisatie

Aantal cliënten

Deze pijler gaat over het aantal cliënten en de daarbij behorende indicaties. Vraagstuk dat hierbij hoort is of we uitgaan van:

  • Productieafspraken, of
  • een verwachte toe- of afname van zorg, of
  • de huidige situatie, of
  • een combinatie van voorgaande.

Inhoud en kwaliteit van zorg

Binnen deze pijler leg je vanuit de inhoud van zorg en de gewenste kwaliteit de verbinding met het aantal cliënten en de bijbehorende indicatie. Het gaat hierbij niet om hoe de zorgverlening er gemiddeld per week of periode uitziet. Met het nemen van het gemiddelde als maat is het risico nadrukkelijk aanwezig dat je te ver van de dagelijkse praktijk staat. Het gemiddelde is een plat Excel rekenmodel die pijn gaat doen in de dagelijkse praktijk. Inhoud en kwaliteit van zorg moeten in deze fase zo dicht mogelijk bij de dagelijkse praktijk staan. Dit doe je door bij het bepalen van de inhoud en kwaliteit van zorg rekening te houden met de context zoals de locatie waar de zorg plaatsvindt, onvoorspelbare zorg, individuele en groepsactiviteiten. Ook de minimale bezetting voor de afzonderlijke afdelingen is van belang.

Beleid van de organisatie

De gewenste productiviteit is in dit verband een mooie start. Het begrip productiviteit wordt veelal alleen gebruikt vanuit financieel perspectief en dat is jammer. Productiviteit en het beleid daarop zegt ook het percentage aan werktijd dat de zorgprofessional dichtbij de cliënt actief kan zijn. Door de gewenste productiviteit te bepalen wordt meteen duidelijk hoeveel tijd er over blijft voor niet-cliëntgebonden activiteiten. Dit zijn activiteiten die verstorend werken op het leveren van zorg. Verstoringen die je wilt minimaliseren en uiteindelijk op dusdanige wijze dat dit een positief effect heeft op de tevredenheid van cliënten, het geluk van medewerkers en de gezonde bedrijfsvoering. Het minimaliseren van de verstoringen vindt plaats op het moment dat je werkelijk overgaat tot capaciteitsplanning.

Ook op de niet-cliëntgebonden activiteiten bepaal je beleid. Met andere woorden: welke doelstellingen hanteren we als organisatie (eventueel gedifferentieerd per team en/of functie) op deze niet-cliëntgebonden activiteiten. Voorbeelden hiervan zijn de hoeveelheid scholing per fte en deskundigheid die gewenst is, de tijd per team die kan worden besteed aan werkoverleg, het minimum percentage aan beschikbare verlofuren dat in het jaar gepland moet worden en de hoeveelheid tijd per deskundigheid die kunnen worden besteed aan bepaalde projecten.

De mate van gedetailleerdheid bepaal je als organisatie zelf.

Het resultaat

Op basis van de pijlers aantal cliënten, inhoud en kwaliteit van zorg en beleid kom je tot het inzicht met betrekking tot:

  • De benodigde personele capaciteit per deskundigheid en per team
  • De benodigde hoeveelheid flexibele inzet
  • Het tekort of teveel is van beschikbare deskundigheid binnen de organisatie (waar en hoeveel)
  • De opbrengsten en de kosten om de gewenste inhoud en kwaliteit van zorg te kunnen leveren
Oftewel antwoord op de vraag: Is hetgeen wat we willen allemaal haalbaar?

Inzichten die, voordat er een start gemaakt wordt met personeelsplanning, de mogelijkheid bieden tot gerichte bijsturing. Bijsturing door keuzes te maken in het aanpassen van de beleidsdoelstellingen, in de benodigde acties op het vlak van werving- en selectie, in de samenwerking omtrent personele inzet binnen de organisatie en mogelijk in de bijstelling van de inhoud van zorg.

Inzicht en keuzes die positief bijdragen aan een personeelsplanning die als resultaat heeft:

  • Tevreden cliënten
  • Gelukkige medewerkers
  • Gezonde bedrijfsvoering
In de volgende blog maken we de stap naar de capaciteitsplanning als voorwaarde voor een goed operationeel rooster. Geïntegreerd vanuit de keuzes die zijn gemaakt in de in deze blog beschreven stap.

De demo van onze software zien op het moment dat het u uitkomt?

Persoonlijke toegang tot onze demo-omgeving voor medewerkers binnen zorgorganisaties