De capaciteitsplanning op teamniveau is gereed. We weten wanneer in het jaar en met welke hoeveelheid de niet-cliëntgebonden inzet het beste uitgevoerd kan worden en hoe we slim de formatie kunnen inzetten zodat beschikbare capaciteit optimaal is afgestemd op de zorgvraag. Tijd voor de verbinding met andere onderdelen binnen de organisatie.

De verbinding

Optimale capaciteitsplanning is niet enkel en alleen een teamaangelegenheid. Capaciteitsplanning wordt zeer krachtig op het moment dat de muren op gebied van planning tussen teams wegvallen en inzetbare capaciteit ook tussen teams onderling beter kan worden benut.

Op teamniveau is op basis van de capaciteitsplanning per deskundigheid bekend in welke periode er sprake is van een onder- of overbezetting.

Daar waar zich een overbezetting voordoet gaan we die beschikbaar stellen aan de organisatie. Op het moment dat er één of meerdere periodes met onderbezetting zijn wil je weten waar en in welke periode er voor jou capaciteit beschikbaar is. Belangrijk hierin is dat je alleen over de beschikbaar gestelde capaciteit vanuit andere teams wordt geïnformeerd die geschikt is voor jouw cliëntengroep. We maken de stap om capaciteit in- en uit te lenen.

In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat er binnen het team sprake is van periodes met onderbezetting. Door ter beschikking gestelde capaciteit elders binnen de organisatie in te lenen verlaag je de onderbezetting of hef je de onderbezetting zelfs op. Vanzelfsprekend verlaag je daarbij tegelijkertijd de overbezetting binnen het team waarvan ter beschikking gestelde capaciteit wordt ingeleend. Het toekomstgericht inzicht hebben in en gebruik maken van beschikbare capaciteit over teams heen werkt kwaliteitsverhogend en kostenverlagend. Kwaliteitsverhogend doordat zorgprofessionals van de eigen organisatie de vraag naar zorg beantwoord. Kostenverlagend doordat minder gebruik te hoeven worden gemaakt van meeruren en overuren. Een ander belangrijk effect dat bereikt wordt is dat de inzet van het aantal uren uitzendkrachten afneemt.

Leverzekerheid flexbureau verhogen

Nu we de verbinding met andere teams hebben gelegd doet zich mogelijk de situatie voor dat er binnen de teams nog steeds toekomstige periodes zijn waar sprake is van onderbezetting. Het moment is aangebroken om deze onderbezetting als toekomstige capaciteitsvraag uit te zetten naar het flexbureau. Door het uitzetten van de toekomstige capaciteitsvraag weet het flexbureau hoeveel uren per deskundigheid en per team er gevraagd worden. Inzicht in deze verwachting geeft het flexbureau de mogelijkheid hun beschikbare formatie te plannen op een realistische toekomstige flexvraag van de organisatie. Het flexbureau maakt een eigen capaciteitsplanning en doorloopt daarmee dezelfde stappen als andere teams zoals beschreven in de vorige blog. Door het vormgeven van capaciteitsplanning binnen het flexbureau wordt de mate waarin ad-hoc geacteerd wordt teruggedrongen. Het aantal keren dat noodgedwongen “nee” verkocht moet worden als gevolg van deze ad-hoc werkwijze zal fors afnemen.

Meer resultaten

Het leggen van de verbinding geeft rust en voorspelbaarheid voor medewerkers, verhoogt de kwaliteit van zorgverlening en werkt kostenverlagend. Maar het geeft ook meer inzichten. We kennen nu de situatie binnen de gehele organisatie. We weten waar en in welke mate er toekomstige tekorten zijn omdat er binnen de teams en het flexbureau geen passende capaciteit meer beschikbaar is. Hetzelfde geldt voor eventuele toekomstige overschotten door de organisatie heen. Dit inzicht geeft vroegtijdig de mogelijkheid te acteren.

Er is nu volledige transparantie over bijvoorbeeld (niet uitputtend):

  • Wanneer moeten er trainingen georganiseerd worden om nog beschikbare capaciteit doelmatig in te zetten of waar moet met trainingen geschoven worden om het capaciteitsplaatje verder te optimaliseren (hoeveel en voor welke deskundigheid weten we al vanuit stap 1)
  • Moeten er op basis van nieuwe inzichten vanuit de tactische capaciteitsplanning (jaarplannen) aanpassingen plaatsvinden in beleid zoals geformuleerd vanuit de begrotingsronde
  • In welke periode en waar hebben we vakantiekrachten nodig (hoeveel weten we al vanuit stap 1)
  • Welke vraag met betrekking tot toekomstige benodigde capaciteit moeten we stellen aan het uitzendbureau

De eerste cirkel ‘Capaciteitsplanning’ is rond. Capaciteitsplanning is geen statisch gebeuren maar een dynamisch proces. De cirkel blijft draaien. In de volgende blog maken we de verbinding met het maken van een rooster en het realiseren van het rooster als opstap naar het dynamische proces.

De demo van onze software zien op het moment dat het u uitkomt

Persoonlijke toegang tot onze demo-omgeving voor medewerkers binnen zorgorganisaties