De capaciteitsplanning op tactisch niveau is gereed. In stap 1 zijn we vertrokken vanuit de begrotingsronde om vervolgens in stap 2 en 3 de capaciteitsplanning op teamniveau te maken en de verbinding te leggen binnen de organisatie. De kaders voor het operationele rooster zijn gereed. Tijd om het rooster voor de komende periodes te maken.

Kaders voor het operationele rooster

Op basis van de capaciteitsplanning is per toekomstige roosterperiode duidelijk geworden:

  • Hoeveel niet-cliëntgebonden inzet en van welk soort (verlof, scholing, reistijd, enz.) er per periode plaats kan vinden
  • Hoe in het kader van de Jaar Uren Systematiek formatie optimaal beschikbaar gesteld wordt
  • Hoe teamflexibiliteit door middel van inzet van onder andere meeruren wordt geregeld
  • Hoeveel capaciteit per periode per deskundigheid en van welk team op basis van beschikbare personele capaciteit binnen de organisatie wordt ingeleend
  • Welke hoeveelheid aan overcapaciteit per periode per deskundigheid beschikbaar is gesteld aan andere teams
  • Hoeveel personele capaciteit per periode per deskundigheid er aan inzet nodig is van het flexbureau
  • Hoeveel personeel niet in loondienst na doelmatig en efficiënt gebruik van personeel in loondienst er nog ingezet moet worden
  • Hoe dit alles past binnen de vanuit (financieel) organisatiebeleid vertaalde doelstellingen

Hiermee zijn duidelijke kaders gecreëerd voor het operationele rooster. Indien deze kaders tijdens het roosterproces worden gevolgd zal dit leiden tot doelmatiger personeelsinzet, gericht op het beantwoorden van de (voorspelde) zorgvraag en passend binnen de (financiële) doelstellingen zoals vertaald vanuit het organisatiebeleid.

De kaders dienen dus gevolgd te worden in het operationele rooster. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat indien in roosterperiode 1 er vastgesteld is dat er 24 uren scholing vergeven moet worden er in het operationele rooster 24 uren scholing worden toegekend aan één of meerdere zorgprofessionals. Ditzelfde is geldend voor de overige zaken zoals aangegeven in bovenstaande opsomming.

Operationele rooster ter toetsing gereed

Als de operationele roosters voor één of meer periodes gemaakt zijn moeten deze roosters kenbaar gemaakt worden binnen het team en binnen de organisatie. Maar voordat dit plaats vindt toets je eerst de operationele roosters aan de capaciteitsplanning om de kwaliteit (doelmatigheid) van de roosters te controleren. Tijdens het toetsen dienen de te publiceren roosters (geautomatiseerd) verwerkt te worden zodat afwijkingen als gevolg van het operationele rooster in de capaciteitsplanning direct zichtbaar zijn. Afwijkingen die impact kunnen hebben op de komende periodes binnen de capaciteitsplanning waarvoor nog geen operationeel rooster is gemaakt. Dit betekent dat de capaciteitsplanning voor nog niet geroosterde periodes opnieuw beoordeeld en eventueel aangepast moeten worden en/of er moeten wijzigingen aan de operationele roosters doorgevoerd worden waarna wederom toetsing plaatsvindt. Mogelijk moet een deel van de doelstellingen vanuit het beleid (lokaal) versoepeld worden zodat de capaciteitsplanning op langere termijn weer in balans kan worden gebracht. Er ontpoppen zich op deze wijze op het niveau van de capaciteitsplanning doorlopende fases van plannen (periodes dichtbij waarvoor de roosters gemaakt worden) naar forecasten (periodes waarvoor de roosters nog niet gemaakt hoeven te worden maar waarvoor wel inzicht wordt verschaft en ondersteuning biedt aan eventueel te nemen acties).

Realisatie van het operationele rooster

Het moment is aangebroken. De datum van de start van het operationele rooster is daar. Binnen de periode waarin het operationele rooster tot uitvoering komt kunnen zich alsnog wijzigingen in inzet voordoen. Wijzigingen op het rooster die niet waren voorzien. Deze wijzigingen willen we direct verwerkt zien binnen de capaciteitsplanning. Een dagelijkse verwerking in de capaciteitsplanning zodat op elk gewenst moment de impact van de realisatie op de balans en doelmatigheid van de capaciteitsplanning beoordeeld kan worden en tijdig de juiste acties richting de (nabije) toekomst genomen kunnen worden.

Door toetsing en realisatie en de onmiddellijke verwerking daarvan is capaciteitsplanning een dynamisch gebeuren. Een dynamisch gebeuren waardoor vooraf acteren in plaats van achteraf concluderen vorm krijgt. Een dynamische capaciteitsplanning die ervoor zorgt dat er grip op inzet is, gericht op het leveren van zorg en passend binnen de (financiële) doelstellingen van de organisatie. Een dynamische capaciteitsplanning die rust in personeelsplanning realiseert en continuïteit in zorgverlening bewerkstelligt. Een dynamische capaciteitsplanning die inhoud geeft aan het bereiken van tevreden cliënten, gelukkige medewerkers en gezonde bedrijfsvoering.

In onze volgende blog gaan we in op het proces ter ondersteuning van capaciteitsplanning.

De demo van onze software zien op het moment dat het u uitkomt?

Persoonlijke toegang tot onze demo-omgeving voor medewerkers binnen zorgorganisaties