Het onplanbare planbaar
Binnen de personeelsplanning wordt vaak te kennen gegeven dat er zaken zijn die niet te plannen zijn. Het voorbeeld wat dan al gauw volgt is: ziekte. Ziekteverzuim wordt gezien als een calamiteit. Een calamiteit die niet te plannen is. Een calamiteit die inbreuk pleegt op de dagelijkse operatie. Een calamiteit die om ad-hoc vervanging vraagt.
Is dat zo? Of zijn er mogelijkheden die ervoor zorgen dat ziekteverzuim minder als calamiteit ervaren wordt en de vervanging van ziekteverzuim meer organiseerbaar en daardoor minder ad-hoc maakt?
Capaciteitsplanning en data
In de eerdere vier blogs met als thema: “Capaciteitsplanning. Hoe dan?” is duidelijk geworden dat vanuit de integratie met de begroting capaciteit tot op periode-nivo gepland wordt waardoor kaders ontstaan voor het operationele rooster. Na het maken van het operationele rooster binnen de kaders van de capaciteitsplanning wordt de uiteindelijke realisatie van het rooster (geautomatiseerd) verwerkt binnen de capaciteitsplanning. Eventuele afwijkingen in het operationele rooster ten opzichte van de capaciteitsplanning zijn daarmee binnen diezelfde capaciteitsplanning direct zichtbaar waarmee de capaciteitsplanning voor nog niet geroosterde periodes opnieuw beoordeeld en eventueel aangepast moeten worden. Met de realisatie en de verwerking van de operationele roosters bouw je data op. Historische data over onder andere het aantal uren ziekteverzuim per team, per deskundigheid, per periode en zelfs per dag. Data die zeer waardevol is en die je helpt om ziekteverzuim organiseerbaar en planbaar te maken. We concentreren ons nu op het aantal uren ziekteverzuim per roosterperiode en werken daarvoor de casus uit.
Data en trendanalyse
Het hebben van historische data over het aantal geregistreerde uren ziekteverzuim betekent dat we de mogelijkheid hebben hier een trendanalyse over uit te voeren.
Een trend is een meetbare ontwikkeling die duidelijke en relatief constante veranderingen in de tijd aangeeft. Relatief omdat het altijd een relatie heeft met de omvang van de formatie.
Met de trendanalyse ontdekken we patronen in de tijd. Patronen die op basis van de trendanalyse ook voorspellend gebruikt worden richting de toekomst.
Een voorspelling van het patroon aan ziekte-uren per roosterperiode, per deskundigheid en per team. Deze voorspelling gaan we gebruiken omwille van het planbaar maken van het ziekteverzuim.
Echter een voorspelling voor één team is als het ware een te kleine eenheid, een te klein aantal, ten behoeve van het krijgen van een betrouwbare voorspelling.
We willen grotere eenheden. Dit krijgen we door de trendanalyse en voorspelling te gebruiken van een groter aantal teams.
Teams die in de praktijk samenwerken in het gebruik van elkanders capaciteit. Teams die formatie in- en uitlenen op basis van de resultaten van de capaciteitsplanning.
Zie hiervoor onze blog: “Capaciteitsplanning. Hoe dan? Stap 3”
In de uitwerking van deze casus gaan we verder op teamniveau.
Ziekte binnen een team
In onze blog: “Capaciteitsplanning. Hoe dan? Stap 2” beschreven we hoe voor het komende jaar en per periode de niet-cliëntgebonden inzet zo te plannen dat deze het minst inbreuk heeft op de beschikbaarheid van capaciteit voor de zorgvraag. Gevolgd door het organiseren en plannen van de interne flexibiliteit door gebruik te maken van de Jaar Uren Systematiek. Zo wordt voor elke periode duidelijk hoeveel van een bepaald soort niet-cliëntgebonden inzet kan plaatsvinden en hoe beschikbare capaciteit slim en doelmatig ingezet dient te worden. Hierbij was ziekteverzuim nog niet in beeld. Ziekteverzuim is een niet-cliënt gebonden inzet die inbreuk pleegt op het leveren van zorg. Wat we nu doen is op basis van de trendanalyse met de daarbij behorende voorspelling voor het komende capaciteitsplanningsjaar het ziekteverzuim (geautomatiseerd) inplannen. Het patroon aan ziekte-uren wordt zichtbaar. Per roosterperiode binnen de capaciteitsplanning is nu duidelijk hoeveel uren ziekteverzuim er ongeveer verwacht mag worden. Op basis van het voorspelde ziekteverzuim zien we nu het resultaat waar er eventueel onderbezetting ontstaat of reeds aanwezige onderbezetting hoger wordt. De vraag die je binnen jouw organisatie moet beantwoorden is of je uitgaat van het patroon op basis van de voorspelling of daar bijvoorbeeld iets onder gaat zitten. Een reden om iets onder de voorspelling te gaan zitten kan te maken hebben met bijvoorbeeld een lopend traject rondom de beïnvloeding van de hoogte van het ziekteverzuim. Een traject met de eerste positieve resultaten. Een andere reden kan de huidige coronacrisis zijn. Een crisis die een hoger ziekteverzuim laat zien dan de voorspelling weergeeft. Dit hogere ziekteverzuim verwerk je (geautomatiseerd) in de capaciteitsplanning waardoor de effecten in onder- en overbezetting meteen zichtbaar worden.
De volgende stap is om hier op te organiseren. Dit organiseren doe je in een situatie waarbinnen er sprake is van een (ontstane) onderbezetting, in samenwerking met je flexpool. Een samenwerking zoals beschreven in onze blog: “Capaciteitsplanning. Hoe dan? Stap 3”
Dit is één voorbeeld hoe het onplanbare geachte ziekteverzuim planbaar wordt. Planbaar door te voorspellen en te acteren en te organiseren op basis van deze voorspelling. Natuurlijk zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Wegen en routes waarover we kennis hebben en ervaring mee hebben. Indien gewenst kunnen we daarover van gedachten wisselen.
In onze volgende blog gaan we in op capaciteitsplanning vanuit een kortcyclisch perspectief. Een perspectief die zeer goed te gebruiken is in de huidige coronacrisis. Een perspectief die helpt grip op de onrust te krijgen. Onrust in personeelsplanning ontstaan vanuit diezelfde coronacrisis.
Tevreden cliënten – Gelukkige medewerkers – Gezonde bedrijfsvoering
Een uitgebreide presentatie op locatie?