De Stille Dief: Grip op Bruto-Netto Factor in de Zorg
Binnen de capaciteitsplanning lijkt de rekensom vaak simpel: je hebt een formatie (bruto) en na aftrek van verlof en ziekte houd je de inzetbare uren (netto) over. Dit is ook veelal (altijd?) de wijze waarop uitleg over de netto inzetbare uren op de diverse websites wordt toegepast. Maar dit is bouwen op los zand. Een te eenvoudige berekening zorgt ervoor dat je pas bij het maken van het rooster ontdekt dat je "papieren" formatie onvoldoende inzet voor de directe zorg oplevert.
We noemen dit de "Stille Dief" van je capaciteit. In deze blog duiken we in de principes achter een waterdicht fundament en laten we je zien hoe je de regie weer terugpakt. Principes en regie die we in onze PlanMotion Suite via intelligentie toepassen.
Capaciteit is geen statisch percentage
Niet alle uren uit je formatie zijn inzetbaar voor directe zorg. Zaken als verlof, ziekte en opleiding zorgen ervoor dat de werkelijke zorgcapaciteit lager is dan wat de formatie aangeeft. Het percentage uren dat hierdoor "lekt", noemen we de Bruto Netto Factor (BNF).
De fout die vaak gemaakt wordt, is denken dat deze lekkage op één manier en berekeningswijze lekt. In werkelijkheid lekt capaciteit weg via verschillende stromen die zich allemaal anders gedragen:
- Uursoorten per FTE: Bij een uursoort per FTE geeft de waarde simpelweg het aantal uur of een percentage per FTE aan dat de uursoort wegneemt van de zorgvraagcapaciteit. Het aantal uur dat hierdoor aan capaciteit wegvalt is dus rechtevenredig met het totaal aantal contracturen, ongeacht het aantal medewerkers. Deze rechtevenredige uitleg met rekenvoorbeeldjes kun je overal vinden op het internet.
- Uursoorten per medewerker: Deze kosten tijd per persoon, ongeacht de contractgrootte. Denk aan teamoverleg of scholing. Dit is een cruciale factor: het aantal uren dat je hierdoor verliest is rechtevenredig met het aantal medewerkers, niet met het aantal uren dat ze werken.
- Uursoorten per cliënt: Administratie en MDO-voorbereidingen schalen mee met de zorgvraag, niet met je formatie.
De paradox van kleine contracten
Een belangrijk inzicht is dat de samenstelling van je team je BNF direct beïnvloedt. Heb je veel kleine contracten? Dan lekt er relatief veel meer capaciteit weg dan in een team met fulltimers. Omdat zaken als werkoverleg voor iedereen evenveel tijd kosten, drukken deze zwaarder op de netto inzetbaarheid van een parttimer.
Wanneer je de formatie aanpast, bewegen de uren van de BNF mee, terwijl de indirect netto uren (zoals projecten of OR-uren) vaak gelijk blijven. Om dit goed te plannen en te analyseren, moet je dus nauwkeurig omgaan met de contractgrootte, aantal medewerkers en de zorgvraag.
Van rekentruc naar Tactische Regie
Bij PlanMotion geloven we dat je pas echt grip krijgt als je deze complexe variabelen onlosmakelijk met elkaar verbindt. Verbindt binnen een team maar ook tussen samenwerkende teams. Geen enkel team is immers gelijk wat betreft contracten, aantallen medewerkers, aantallen cliënten en indirecte uren zoals scholing, teamoverleg, ziekte etc.
Inzicht op elk niveau
Op een hoger organisatieniveau kun je niet simpelweg een gemiddelde nemen van alle BNF’s. Een team met een grote formatie en veel kleine contracten heeft een veel grotere invloed op de totale organisatie BNF dan een kleiner team met fulltimers. Wij zorgen dat de netto inzetbaarheid altijd meebeweegt met de factoren die voor jou relevant zijn. Meebeweegt met de teams vallend onder een bepaald organisatieniveau maar ook, en ja dat is onderdeel van onze software, meebeweegt met elke dwarsdoorsnede van de organisatie die jij wenst. Of een dwarsdoorsnede nu samenwerkende teams zijn of bijvoorbeeld alle teams met dementiezorg, de netto inzetbaarheid beweegt mee.
Stop de lekkage
Door de diepgang van verschillende uursoorten te omarmen, voorkom je dat de "Stille Dief" je planning ongemerkt leegrooft. Alleen met een fundament dat rekening houdt met aantallen medewerkers, FTE’s én cliënten, creëer je een forecast, een planning die in de praktijk ook echt standhoudt.
Wil je weten hoe de "Stille Dief" precies te werk gaat binnen jouw formatie?
Klik op de onderstaande banner voor het afspreken van een demo.
Tevreden cliënten – Gelukkige medewerkers – Gezonde bedrijfsvoering
Een uitgebreide presentatie op locatie?