Vakantieplanning is tactische planning

29 Jan 2026

De uitdaging

Een stijgende zorgvraag en een krappe arbeidsmarkt zetten de zorg onder grote druk. De centrale vraag is hoe, ondanks die spanning, kwalitatieve en passende zorg geleverd kan blijven worden, met gezonde roosters, tevreden medewerkers en oog voor de menselijke maat. “Het draait niet om het oplossen van de problemen van vandaag, maar om vooruitkijken. Door tijdig te anticiperen op wat nodig is, breng je vraag en aanbod in balans en voorkom je dat het rooster telkens onder druk komt te staan.”

Zo creëren we waarde

Argos implementeerde tactische capaciteitsplanning met ondersteuning van de volledige PlanMotion Capaciteitsplanning Suite in integratie met ORTEC Worforce Scheduling (OWS). Leave Planning, het onderdeel van de complete Suite dat voor ORTEC Klanten als losse module te verkrijgen is, geeft Argos inzicht in de effecten van verlof op de personele bezetting en geeft je de mogelijkheid indien nodig scenario’s te creëren, zodat verlof eerlijk, transparant en tijdig kan worden toegekend met behoud van continuïteit van zorg.

Voordelen

• Inzicht in de impact van verlof op capaciteit, zowel op korte als lange termijn.
• Transparante en onderbouwde besluitvorming over verlof.
• Meer rust en voorspelbaarheid in de planning en op de werkvloer.
• Dynamische ondersteuning, het effect van veranderingen meteen duidelijk.
• Betere samenwerking tussen teams en afdelingen.
• Minder afhankelijkheid van extra inzet van externe medewerkers.
• Betere borging van kwalitatieve zorg.

“Een half jaar vooruit krijg je meer geregeld dan vandaag voor morgen”

Voor Jeroen van Zanten, manager van het Centraal Planbureau bij Argos Zorggroep, werd al snel duidelijk dat verlofplanning meer is dan een technisch vraagstuk. Hij zag hoe beslissingen jarenlang vooral op gevoel werden genomen. “Er werd niet verder vooruit gedacht dan een of twee maanden. Als iemand verlof wilde, werd dat eigenlijk bijna altijd goedgekeurd.” Dat leek medewerkers tegemoet te komen, maar had onbedoelde gevolgen, legt hij uit.

In de praktijk ontstonden daardoor scheve situaties. “Op sommige afdelingen was iedereen met verlof en op andere afdelingen niemand.” Omdat uitwisseling tussen teams niet vanzelfsprekend was, volgde vaak extra inzet van externe medewerkers. “Terwijl dat eigenlijk niet nodig was als je het organisatie breed bekijkt.”

Met Leave Planning veranderde dat perspectief. Verlof wordt nu niet meer los beoordeeld, maar altijd in samenhang met de bezetting binnen afdelingen en tussen afdelingen. Van Zanten merkt dat dit voor rust zorgt. “Iedereen weet waarvoor gekozen is en kent ook de gevolgen van die keuzes. Dan is het geen verrassing meer.” Dat geldt ook wanneer een aanvraag wordt afgewezen, benadrukt hij.

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Die transparantie leidde volgens Van Zanten tot een duidelijke cultuurverandering. Waar verlof vroeger vooral een individuele of afdelingskwestie was, is het nu een gezamenlijke verantwoordelijkheid geworden. “Mensen zijn veel meer bereid om te schuiven in wensen als je verder vooruitkijkt. Een half jaar vooruit krijg je nu eenmaal meer geregeld dan vandaag voor morgen.”

Het gesprek binnen teams veranderde daardoor zichtbaar, ziet hij. Medewerkers gingen eerder met elkaar om tafel om vakanties af te stemmen. Niet omdat het werd opgelegd, maar omdat inzicht gaf in wat haalbaar is. “Als mensen begrijpen waarom iets niet kan en zien welke alternatieven er zijn, ontstaat er veel meer bereidheid om mee te denken.” Dat versterkt volgens hem de intrinsieke motivatie.

Een voorbeeld uit de praktijk maakte die verandering voor veel leidinggevenden tastbaar. Tijdens de kerstperiode kwam een manager met het verzoek om één medewerker extra vrij te geven. “Die medewerker kon het echt goed gebruiken.” Maar toen Van Zanten samen met de manager de verlofanalyse bekeek, werd het effect meteen duidelijk. “Met die ene beslissing maak je misschien één medewerker gelukkig, maar twintig anderen juist ongelukkig door extra druk op de bezetting.”

Het gesprek kreeg daardoor een andere lading. Niet vanuit regels, maar vanuit verantwoordelijkheid. “Aan jou de keuze. Dit zijn de gevolgen.” Daarmee werd volgens Van Zanten zichtbaar dat elke verlofbeslissing impact heeft op collega’s, bewoners en de kwaliteit van zorg.

Beter inzicht

Het vooruitkijken levert bovendien nieuwe mogelijkheden op, zegt Van Zanten. “Soms is verlof op de eigen afdeling lastig, maar als medewerkers bereid zijn ook op andere afdelingen te werken, ontstaat er toch ruimte. Dat vraagt flexibiliteit, maar biedt medewerkers ook perspectief.”

Argos stuurt daarbij bewust op een duidelijke verdeling tussen vooruitplannen en bijsturen. Ongeveer tachtig procent van het verlof wordt op de lange termijn gepland, terwijl maximaal twintig procent beschikbaar blijft voor korte termijn wijzigingen. Die aanpak voorkomt voortdurend improviseren en geeft planners en teams meer rust.

Ben je ORTEC klant en je wil meer weten over de ORTEC module Leave Planning. Dat kan! Stuur een email naar info@planmotion.nl en wij zorgen dat er door ORTEC contact met jou gezocht wordt.

Of

Wil je geheel vrijblijvend meer weten over de volledige PlanMotion Capaciteitsplanning Suite inclusief vakantieplanning, ongeacht welke roosterapplicatie je gebruikt. Dat kan natuurlijk ook. Klik dan op de onderstaande banner voor een demo of stuur een mail aan info@planmotion.nl. Wij zoeken dan contact met jou.

Tevreden cliënten – Gelukkige medewerkers – Gezonde bedrijfsvoering

Een uitgebreide presentatie op locatie?

DEMO AANVRAGEN