In onze vorige blog refereerde we aan de gesprekken die we hebben gevoerd met zorgorganisaties waarin regelmatig de uitspraak is gevallen: “Wij zijn nog niet toe aan de mogelijkheden van de software van PlanMotion. Daar zijn we als planorganisatie te onvolwassen voor.” In diezelfde blog werd onderbouwd waarom een onvolwassen planorganisatie juist vraagt om volwassen software als aanjager voor het groeien in volwassenheid overeenkomstig het WFM volwassenheidsmodel.

De stap richting het eerste volwassenheidsniveau is de stap van ad-hoc naar herhaalbaar. Voordat we gaan kijken waar het volwassenheidsniveau herhaalbaar uit bestaat en hoe dit door de capaciteitsplanningssoftware van PlanMotion wordt ondersteund, staan we eerst kort stil bij de kenmerkende 6 stappen van het workforce management proces. Onze partner PlanMen hanteert de Planningsschijf van Zes als fundament van elk volwassenheidsniveau. (tekst gaat verder na de afbeelding)

Herhaalbaar de eerste stap richting Excellence

De stap naar het volwassenheidsniveau herhaalbaar is de eerste stap richting een geoptimaliseerd workforce management (niveau Excellence) die de stappen van de Planningsschijf van Zes vanaf voorspellen tot en met adviseren voortdurend doorloopt. Het workforce management wordt via vastgestelde en gestandaardiseerde processen binnen teams, tussen teams en in samenwerking met interne en externe leveranciers van flexibele personele capaciteit, tot uitvoering gebracht. Er is de voortdurende ambitie om vraag en aanbod efficiënt op elkaar af te stemmen en verstoringen te minimaliseren. De eigen prestaties worden consequent gemeten, afgezet tegen onder andere de normeringen vanuit de vastgestelde begrotingen en zijn integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie en -uitingen. Strategische, tactische en operationele personeelsplanning staan in verbinding met elkaar en worden gezien als het stuur van de bedrijfsvoering.

Welk ambitieniveau u als zorgorganisatie ook heeft, de software van PlanMotion ondersteunt op passende wijze elk volwassenheidsniveau.

Herhaalbaar workforce management

Op het niveau herhaalbaar wordt voor de zorgvraag de bezettingseis in diensten op teamniveau als uitgangspunt gebruikt. Op dit volwassenheidsniveau gaat het nog niet om het geautomatiseerd bepalen van een optimaal dienstenpatroon op basis van indicaties en bijbehorende kwaliteit van zorg. Starten met de reeds aanwezige bezettingseis in diensten (bepaald op basis van ervaring en verwachting) maakt een laagdrempelige en snelle stap mogelijk.

Op dit volwassenheidsniveau worden de planwerkzaamheden door elk team afzonderlijk conform reeds vastgestelde processtappen uitgevoerd. Optimaal gebruik maken van beschikbare personele capaciteit tussen teams onderling behoort nog niet tot het proces.

Indien er een intern flexbureau aanwezig is dan is haar primaire taak het leveren van personele capaciteit gericht op het operationele rooster en ad hoc verstoringen als bijvoorbeeld uitval door ziekte. Het voorspellen van benodigde flexibele inzet over een langere periode met als doel het verhogen van efficiëntie en leverzekerheid komt aan bod in het volgende volwassenheidsniveau (in onze volgende blog meer daarover).

Kleine stappen met groot effect

Binnen het volwassenheidsniveau herhaalbaar ligt de primaire aandacht op het rapporteren, analyseren en adviseren op basis van het voorgenomen rooster en daarmee als sturing voor het te publiceren operationele rooster op teamniveau. Op dit niveau blijft het proces rondom het maken van het operationele rooster nagenoeg volledig intact. De enige wijziging in het proces is voordat het gemaakte rooster wordt gepubliceerd we met behulp van de software van PlanMotion dit voorgenomen operationele rooster analyseren. De analyses met bijbehorende rapportages zijn gericht op verbetering (adviseren) van het te publiceren operationeel rooster. Dit noemen wij kleine stappen met groot effect!

Het voorgenomen, dus nog niet gepubliceerde rooster, wordt geautomatiseerd ingelezen in de capaciteitsplanning van PlanMotion. In één oogopslag zien we hoe efficiënt het voorgenomen rooster is, gericht op tevreden cliënten, gelukkige medewerkers en een gezonde bedrijfsvoering. De capaciteitsplanning, bijgewerkt op basis van het voorgenomen rooster, wordt nu op teamniveau volgens een vast stramien geanalyseerd met behulp van standaard analyses en rapportages.

Op teamniveau en passend binnen het volwassenheidsniveau herhaalbaar worden onder andere de volgende vraagstukken beantwoord:

  1. Is de eigen contractformatie optimaal gebruikt?
  2. Is de inzet van de personele capaciteit doelmatig of zien we inefficiëntie als gevolg van weken met overbezetting en weken met onderbezetting?
  3. Is er verhoudingsgewijs te veel of juist te weinig inzet in relatie tot de nog komende roosterperiodes?d
  4. Ten aanzien van de normering met betrekking tot verlof, opleiding en andere indirecte uren en onbeschikbaarheid: Is er een nadrukkelijk risico dat voorafgestelde doelen niet gehaald worden of maxima overschreden?
  5. Is er een nadrukkelijk risico van overschrijding van begrote ureninzet?
  6. Generaliserend: Zijn er in de toekomstige roosterperiodes problemen te verwachten inzake beschikbaarheid van personele capaciteit?

Zo geven bijvoorbeeld de antwoorden op de vraagstukken 1 en 2 geven de mogelijkheid om de voorgenomen inzet van uitzendkrachten en/of meeruren te beoordelen op de noodzaak omdat bijvoorbeeld eigen personele capaciteit niet optimaal is gebruikt en er capaciteit verloren is gegaan door periodes met overcapaciteit ten opzichte van periodes met ondercapaciteit.

Bij het zetten van stappen in de groei naar volwassenheid wordt het beantwoorden van capaciteitsvraagstukken optimaal gefaciliteerd door de software van PlanMotion met standaard analyses en rapportages. Standaard analyses en rapportages die je met één druk op de knop helpen het benodigde inzicht te verkrijgen. Inzicht waardoor de juiste acties worden ingezet richting een evenwichtig gepubliceerd rooster die de toets op doelmatigheid kan doorstaan.

In de volgende blog gaan we in op de volgende stap in het volwassenheidsniveau waarbij flexibiliteit en optimaal gebruik van personele capaciteit tussen teams een belangrijk thema is en hoe dit ondersteund wordt door de software van PlanMotion.

De demo van onze software zien op het moment dat het u uitkomt?

Persoonlijke toegang tot onze demo-omgeving voor medewerkers binnen zorgorganisaties