In de vorige blog beschreven we de eerste stap van ad-hoc naar herhaalbaar. Binnen het volwassenheidsniveau herhaalbaar worden de planwerkzaamheden door elk team afzonderlijk conform vastgestelde processtappen uitgevoerd. Optimaal gebruik maken van beschikbare personele capaciteit tussen teams onderling is hierbij geen onderdeel. Indien er een intern flexbureau aanwezig is dan is haar primaire taak het leveren van personele capaciteit met een toekomstige scope van ongeveer een maand en het oplossen van ad hoc verstoringen zoals uitval door ziekte.

Gestandaardiseerd workforce management

Met het maken van de stap naar het planningsvolwassenheidsniveau Gestandaardiseerd worden de planwerkzaamheden conform binnen de organisatie vastgelegde processen uitgevoerd. Kenmerkend is het actief plannen en sturen op optimaal gebruik van beschikbare personele capaciteit tussen zorgteams onderling. De benodigde flexibiliteit om (fluctuerende) vraag en aanbod optimaal op elkaar af te stemmen wordt op deze wijze vergroot door de samenwerking en afstemming tussen zorgteams met betrekking tot inzet.

Flexibele inzet is een dominanter thema binnen dit volwassenheidsniveau. In de vorm van flexibele schillen is het een wezenlijk onderdeel van beleid en bedrijfsvoering geworden. Een voorbeeld hiervan is het hiernaast weergegeven 4-schillen model. Met de flexibele schillen ben je in staat om stapsgewijs altijd de best mogelijke afstemming te realiseren tussen vraag en aanbod en wordt onderbezetting en overbezetting gemakkelijker voorkomen. Dat betekent dus dat naast de personele capaciteit binnen het team ook de beschikbare capaciteit tussen zorgteams onderling, tussen zorgteams en de interne flexpools en tussen zorgteams en externe flexpools wordt meegenomen op weg naar optimale capaciteitsinzet.

Door inzet vanuit de diverse flexibele schillen in te bedden in de planprocessen en zo het aanbod van personele capaciteit beter af te stemmen op vraag en fluctuatie van de vraag, krijg je grip op personeelskosten en meer rust in personeelsplanning en verbetering van continuïteit in zorgverlening.

Bij het uitvoeren van capaciteitsplanning wordt binnen dit volwassenheidsniveau eveneens de verbinding gelegd met sturing op basis van de normering voor indirecte inzet en afwezigheid, die als uitgangspunt heeft gediend voor de jaarbegroting. Voorbeelden van deze normeringen zijn de maximale toegestane of verwachte aantal uren scholing per FTE, het aantal uren coördinatie per cliënt, het gewenste gemiddelde percentage verlofopname en het absolute aantal uren werkoverleg per team. Een verbinding met de vastgestelde begroting die integraal doorwerkt in de capaciteitsplanning en een voortdurende toetsing krijgt waardoor gericht plannen binnen de kaders van de begroting transparant en mogelijk wordt.

Capaciteitsplanning binnen het Gestandaardiseerd Workforce Management beweegt zich binnen de dynamiek van planning, forecasting en realisatie binnen een zorgteam, tussen zorgteams, in relatie tot flexibele teams en onder voortdurende toetsing aan de normering vanuit de vastgestelde begroting.

Ondersteuning van de software binnen het Gestandaardiseerd Workforce Management

Gelijk aan het vorige volwassenheidsniveau is de bezettingseis in diensten zoals die gebruikt wordt binnen de operationele planning nog steeds het vertrekpunt als input voor de capaciteitsvraag.

Binnen het vorige volwassenheidsniveau herhaalbaar ligt de primaire aandacht op het rapporteren, analyseren en adviseren (WFM processtappen) op basis van het voorgenomen operationele rooster en daarmee als sturing voor het te publiceren operationele rooster op teamniveau. De uitgevoerde geautomatiseerde en standaard beschikbare analyses die ondersteunend zijn richting het adviseren ten behoeve van de verbetering van het te publiceren operationele rooster (zie ook onze vorige blog) zijn binnen het planningsvolwassenheidsniveau Gestandaardiseerd nog steeds van toepassing. Binnen het niveau Gestandaardiseerd voegen we daar de WFM stappen voorspellen, plannen en bijsturen aan toe. Hielden we ons in het vorige volwassenheidsniveau voornamelijk bezig met de optimale afstemming van vraag en aanbod binnen het team, nu kijken we ook naar beschikbare personele capaciteit bij andere zorgteams om tekorten aan personele capaciteit in de toekomst op te vangen. Tevens zorgen we voor meer leverzekerheid vanuit de interne en externe flexpools door voorspellend te zijn in de benodigde flexpool capaciteit.

De software van PlanMotion opereert binnen dit niveau vanuit het proces van begroten van capaciteit op jaarbasis richting plannen op periode- /weekbasis als voorwaarde voor een optimaal operationeel rooster.

Op jaarbasis en op elk gewenst organisatieniveau laat de software onder andere zien:

  • Waar er binnen de organisatie overbezetting en onderbezetting is en of we de overbezetting efficiënt beschikbaar kunnen stellen ten behoeve van de teams alwaar zich de onderbezetting bevindt.
  • Hoeveel uren overbezetting per deskundigheid kunnen worden gebruikt voor tekorten op lagere deskundigheidsniveaus (gebruik van overkwalificatie).
  • Wat de meerkosten zijn bij gebruik van overkwalificatie.
  • Hoeveel uren overbezetting per deskundigheid overblijven na volledige uitnutting van overkwalificatie.
  • Wat het netto en bruto tekort of teveel aan uren per deskundigheid is.
  • Hoeveel uren inzet vanuit de flexibele schil of vacaturestelling nodig zijn om tekorten op te vullen.
  • Het aantal uren dat niet aan directe zorg besteed kan worden en wat het effect daarvan is op de onder- en overbezetting op basis van vastgestelde normeringen rondom indirecte niet-cliëntgebonden activiteiten en afwezigheid (bijvoorbeeld 40 uren opleiding per FTE, 10 uren coördinerende taken per cliënt, 100% verlofopname enz.).

Bovengenoemde door de software van PlanMotion gegenereerde inzichten zijn essentieel in het begrotingsproces om te komen tot de juiste keuzes omtrent:

  • de normeringen voor indirecte niet-cliëntgebonden inzet en afwezigheid
  • vaststelling van de bezettingseis per team
  • samenwerking/afstemming tussen teams voor wat betreft inzet van personele capaciteit
De keuzes moeten leiden tot een optimale en betaalbare afstemming van vraag- en aanbod in de planning. Natuurlijk zijn deze inzichten niet alleen beschikbaar gedurende de totstandkoming van de begroting maar gedurende het volledige capaciteitsplanningsproces in het lopende jaar en meebewegend als gevolg van eventuele veranderende keuzes inzake inzet en normering.

Op basis van de keuzes die gemaakt zijn om te komen tot het plan voor het komende jaar wordt de start gemaakt met het uitvoeren van capaciteitsplanning.

Het proces zoals gehanteerd binnen het vorige volwassenheidsniveau is nog steeds van toepassing. Op basis van het voorgenomen operationele rooster beoordelen we in eerste instantie de capaciteitsplanning op teamniveau. In dit volwassenheidsniveau voegen we daar in relatie tot de capaciteitsplanning voor bijvoorbeeld de komende 13 weken de volgende vragen aan toe:

  1. Zijn er weken met onderbezetting waarbij er personele capaciteit beschikbaar is binnen andere zorgteams?
  2. Is deze beschikbare capaciteit ook in de juiste weken beschikbaar?
  3. Indien de personele capaciteit vanuit andere zorgteams niet in de juiste weken beschikbaar is, wat moet er dan gebeuren om vraag en aanbod tussen zorgteams zo optimaal mogelijk op elkaar af te stemmen?
  4. Indien er vervolgens nog weken met overbezetting overblijven hoeveel benodigde personele capaciteit moet er geforecast worden naar de interne en externe flexpool(s)?
Binnen de capaciteitsplanning is constant zicht op beschikbare personele capaciteit tussen zorgteams die praktisch ook daadwerkelijk met elkaar kunnen samenwerken. Het daadwerkelijk verwerken van beschikbare personele capaciteit wordt voltooid op basis van voorstellen die de software genereerd.

Het tactisch planningsproces vindt plaats op basis van de analyse op voorgenomen operationele roosters. Voorgenomen omdat er sprake is van reeds gemaakte operationele rooster maar deze zijn nog niet gepubliceerd binnen de organisatie. De analyse en het advies bepaald op de voorgenomen roosters bepaald uiteindelijk of de roosters al dan niet in aangepaste vorm worden gepubliceerd. Een analyse die het stramien volgt zoals in stap 1 maar zich uitbreidt in de verhouding tussen teams.

Indien er vervolgens nog weken met onderbezetting overblijven dan wordt met behulp van de software de benodigde personele capaciteit van de interne en eventuele interne flexpool geforecast. De interne en eventuele externe flexpools weten nu welke toekomstige capaciteitsvraag er komt en kan vroegtijdig hierop anticiperen binnen de eigen capaciteitsplanning als voorbereiding op de operationele inzet.

Vanuit het principe dat tactische capaciteitsplanning bestaat uit forecasten en plannen helpt de software met hulpmiddelen zoals bijvoorbeeld trendanalyse en voorspelling om (geautomatiseerd) inzicht te geven in de te verwachten situatie voor de weken na de weken van de voorgenomen operationele roosters. Maar ook met onder andere het geautomatiseerd verwerken van (toekomstige) verlofwensen (proces vakantieaanvragen) in de capaciteitsplanning ter ondersteuning van het beoordelen op haalbaarheid.

In dit volwassenheidsniveau is tactische capaciteitsplanning een dynamisch gebeuren. Dynamiek die makkelijker wordt gemaakt met de noodzakelijke ondersteuning van software.

De volgende blog gaat over het volwassenheidsniveau Gemanaged. Het niveau waarin scenarioplanning zijn intrede doet en de stap gemaakt wordt naar zorgzwaarte als input voor de vraagbepaling en het komen tot een bezettingseis in diensten.

De demo van onze software zien op het moment dat het u uitkomt?

Persoonlijke toegang tot onze demo-omgeving voor medewerkers binnen zorgorganisaties