In onze gesprekken met organisaties over personeelsplanning en het implementeren van capaciteitsplanning op tactisch niveau begint het gesprek in eerste instantie vaak over het planproces met als hoofdtaak het voor de komende periode gereed krijgen van een kloppend en uitvoerbaar operationeel rooster. Knelpunten die al snel op tafel komen liggen op het vlak van het geen zicht hebben op hoe personele capaciteit zich (in de toekomst) binnen de organisatie ontwikkeld. Tevens horen we veel dat door gebrek aan inzicht er niet vooraf gestuurd wordt en achteraf wordt geconcludeerd dat beschikbare eigen personele capaciteit niet optimaal is benut.

Symptomen die vervolgens naar voren worden gebracht zijn onder andere: roosterperiodes met teveel beschikbare personele capaciteit afgewisseld met roosterperiodes met te weinig beschikbare personele capaciteit om de vraag naar zorg te beantwoorden, te hoge inzet van externe medewerkers en groei in plaats van afbouw van verlofstuwmeren. Maar ook: inzet van indirecte uren in periodes, bijvoorbeeld interne scholingen, waarvan achteraf blijkt dat die beter in een andere periode hadden kunnen plaatsvinden. Symptomen die nadelig zijn voor cliënten, medewerkers en de (financiële) bedrijfsvoering.

Door het inzicht in welke zorgvraag er iedere week het komende jaar op je af komt en welke personele capaciteit je beschikbaar hebt en wanneer je die het komende jaar zo optimaal mogelijk inzet, met daarin meegenomen de meest efficiënte inzet voor indirecte uren zoals bijvoorbeeld scholing, zorg je ervoor dat:

  • de afwisseling in roosterperiodes met teveel personele capaciteit en roosterperiodes met te weinig personele capaciteit wordt teruggedrongen,
  • de inzet van externe medewerkers wordt beperkt,
  • maar ook dat je meer invloed hebt op het voorkomen van onnodige groei van verlofstuwmeren en:
  • er meer rust is in planning voor medewerkers en cliënten.
Vanuit het inzicht ben je in staat capaciteitsplanning vooraf uit te voeren. Je hebt vroegtijdig grip op vraag en aanbod. Grip als voorwaarde voor een goed operationeel rooster. Grip door een capaciteitsplanning die tevens het voorspellend vermogen heeft over hoeveel interne en/of externe flexibele inzet er nodig is om het totaal aan vraag en aanbod in evenwicht te brengen, passend binnen de vastgestelde begroting.

Met het inzicht en het in staat zijn capaciteitsplanning vooraf uit te voeren beschik je eveneens over de voorwaarde om scenarioplanning als geïntegreerd onderdeel van capaciteitsplanning vorm te geven. Met scenarioplanning speel je in op de zeker- en onzekerheden die de capaciteitsplanning, de toekomst, kent. Vraagstukken zoals: “Wat is het effect op de zorgverlening in termen van beschikbaarheid als mijn ziekteverzuim toeneemt?” en: “Wat is het effect op de personele capaciteit als mijn zorgvraag toeneemt?”. Maar bijvoorbeeld ook: “Wat betekent de trend in- en uitstroom van medewerkers voor de zorgverlening?”. Scenarioplanning als onderdeel van capaciteitsplanning die antwoorden geeft op deze en andere vraagstukken en je voorbereid op de (veranderende) toekomst.

Wij noemen dit ook wel: “Van capaciteitsplanning naar capaciteitsmanagement”.

PlanMotion levert hier de software voor. Volwassen software waarmee je klein kunt beginnen en stap voor stap de groei die je door wil maken ondersteunt. Software die bijdraagt aan:

  • Gelukkige medewerkers
  • Tevreden cliënten
  • Gezonde bedrijfsvoering
In de volgende blog laten we aan de hand van een klantcase zien hoe capaciteitsplanning met behulp van onze software wordt toegepast.

De demo van onze software zien op het moment dat het u uitkomt?

Persoonlijke toegang tot onze demo-omgeving voor medewerkers binnen zorgorganisaties