Personele planning verbeteren is de zorg verbeteren
4 Dec 2023
Integratie van twee systemen op gebied van personeelsplanning maakt de zorg toekomstbestendig.
Effectief en efficiënter roosteren is een cruciale stap in de ontwikkeling en verbetering van de gezondheidszorg. Een doordacht en goed georganiseerd proces van personele planning levert significante voordelen op. Niet alleen voor zorgverleners, maar ook, of juist voor cliënten en patiënten. Het optimaliseren van werkroosters leidt tot een verhoogde kwaliteit van zorg. Zorgprofessionals zijn minder vermoeid en hebben een betere werk-privébalans. En als laatste voordeel: een algemene verbetering van de operationele efficiëntie in de gezondheidszorgsector. In een tijd van voortdurende uitdagingen is het vinden van innovatieve manieren om roosteren te verbeteren van groot belang voor de toekomst van de zorg. Dat onderstrepen ORTEC en PlanMotion met hun verdergaande samenwerking.
Samenwerking PlanMotion en ORTEC: grote stap op gebied van Workforce Planning
PlanMotion en ORTEC werkten al vier jaar intensief samen binnen de GGZ, ouderen- en gehandicaptenzorg en breiden dit uit naar de ziekenhuizen. Deze samenwerking op het gebied van personeelsplanning breidt zich uit. ORTEC is al jarenlang marktleider op het vlak van inzetplanning van zorgprofessionals. Door de uitbreiding van de software bieden we een integrale oplossing voor personeelsplanning en roostering. Door de verschillende personele planprocessen – voor het vaststellen van de juiste formatie, het aanvragen en toekennen van verloven, het regelen van interne en externe flexinzet, het opstellen en onderhouden van werkroosters op niveau van diensten, werkplekken en activiteiten – in samenhang te ondersteunen, kan de inzet van zorgprofessionals effectiever, efficiënter en prettiger zijn. Zo helpt het om werkroosters passend te krijgen door het vooraf samenstellen van de juiste formatie; ook helpt het planners en roosteraars om vooraf na te denken over het moment in het jaar waar opleidingen kunnen plaatsvinden en welke ruimte er is voor vakanties en verloven. En daarbij rekening te houden met mogelijkheden en wensen aan de zijde van de zorgprofessionals. ORTEC en PlanMotion zetten deze stap vooruit vanuit een oprechte passie voor de zorg en met de ambitie de zorg te verbeteren.“Oprechte passie voor de zorg. Met als ambitie verbeteren van de zorg”
Willian Wildeboer (PlanMotion) en Johan Augustijn (ORTEC) leggen uit dat de verschillende softwaremodules zo geïntegreerd zijn, dat ze het proces van personeelsplanning volledig en vloeiend ondersteunen. “Slimmere personeelsinzet is een hot topic binnen de zorg in Nederland.” Zorgorganisaties kijken nu vooral naar het roosteren van personeel, maar vergeten te kijken naar hoe de zorg en de personele capaciteit zich ontwikkelen in de komende tijd. Dit zorgt voor onrust in de planning voor medewerkers en hierdoor ‘loopt’ veel zorggeld weg. Dat kan en moet anders” voegt Willian toe.
Van ad hoc planning naar focus op de lange termijn en toekomstbestendige zorg.
De actuele arbeidsmarktproblematiek speelt zich af rondom het samenbrengen van vraag en aanbod.
“Tezamen houden wij ons bezig met personeelsplanning op de langere termijn en het kortere termijn roosteren” zegt Willian. Johan vult aan: “met onze integrale oplossing brengen we samenhang in die processen, zodat we toekomstbestendige zorg helpen realiseren”.
“Binnen de dagelijkse praktijk zijn er, ondanks de arbeidskrapte, toch nog steeds periodes dat er teveel medewerkers ingezet worden t.o.v. het werk dat gedaan moet worden. En periodes met juist te weinig medewerkers. Dit wordt opgevangen door de inzet van dure externen, terwijl het juist de wens is om de inzet van PNIL terug te dringen” leggen Willian en Johan uit. Hoe vang je bijvoorbeeld periodes van vakantie en scholing van medewerkers efficiënt op? “Door een stap te zetten naar workforce planning op de middellange termijn. Dit betekent dat zorgorganisaties hun focus moeten verleggen van het roosterproces naar personeelsplanning, van strategisch tot operationeel.”
Software-integratie geeft grip op planning
De integrale oplossing die ontstaat stemt vraag en aanbod zo goed mogelijk op elkaar af. “Waar zitten de pijnpunten in de toekomst? Hier houdt onze software rekening mee zodat je grip krijgt op het geheel. Dit betekent in de praktijk geen stress meer in vakantieperiodes, rondom feestdagen, projecten die gedaan moeten worden, ziekte en/of scholing. Ook kijken we naar mogelijke samenwerkingen van teams. Is er een toekomstig tekort bij team 1? Dan kan wellicht team 2 dit opvangen en voorkom je de inzet van PNIL. Dankzij deze manier van plannen en roosteren ben je ook veel beter in staat het personeel zo goed mogelijk in te zetten. Je weet vooraf hoe medewerkers binnen het team en eventueel tussen teams zo goed mogelijk op de vraag ingezet kunnen worden en hoeveel inzet van de interne en eventuele externe flexpool nodig is” aldus Willian.“Je weet vooraf wanneer en hoeveel inzet van de flexpool nodig is”
Johan voegt toe: “Dit geeft de zorgmedewerkers rust en stelt ze in staat om betere kwaliteit van zorg te bieden aan hun cliënten en patiënten. Ze worden niet meer dagelijks gebeld om openstaande diensten in te vullen. Het plezier in hun werk komt weer terug en (langdurige) uitval neemt af. Als zorgorganisatie krijg je hierdoor je begroting beter afgestemd door inzicht in de toekomst; je hebt geen onnodige inzet van externen meer. De software helpt beter te sturen op de toekomst: naast het roosteren en ad-hoc knelpunten oplossen naar sturing op langere èn kortere termijn. De ambitie hierin is: geen roosters met gaten erin. Of in ieder geval zo min mogelijk. Quickwins voor alle partijen.”
Grote ambitie om zorginstellingen te ondersteunen
De unieke samenwerking van ORTEC en PlanMotion kent een grootse ambitie: ruim 200 zorginstanties voorzien van de geïntegreerde softwaresystemen. “Binnen een termijn van twee jaar willen we het bij 25% van de ORTEC klanten laten draaien. Omdat het arbeidstekort steeds verder toeneemt, is onze gezamenlijke missie de personeelsplanning binnen de zorg beter voor elkaar krijgen, en daar onze bijdrage aan te leveren”, aldus Johan.“Samenwerking met grootste ambitie draagt bij aan terugdringen arbeidstekort binnen de zorg”
Het aanbod wordt bij zorgklanten van beide bedrijven onder de aandacht gebracht. De reacties hierop zijn positief en de eerste implementatie is achter de rug. Het Parkhuis in Dordrecht was nummer 1.
Tevreden cliënten – Gelukkige medewerkers – Gezonde bedrijfsvoering
Een uitgebreide presentatie op locatie?