Stap 3: Gemanaged – Van zorgvraag naar bezettingseis
De blog over het niveau Gemanaged wordt in 2 delen uiteengezet. Deel 1 ging over de intrede van scenarioplanning. In dit deel behandelen we de zorgzwaarte, het werkaanbod, als input voor de capaciteitsvraag. Het (fluctuerende) werkaanbod op basis waarvan de bezettingseis in diensten is geformuleerd.
Tot nu toe zijn we als vertrekpunt uitgegaan van een bestaande bezettingseis in diensten om te komen tot de benodigde personele capaciteit. De bezettingseis in diensten zoals die eveneens in het operationele rooster terug te vinden is. Een vertrekpunt die zeer legitiem is en het mogelijk maakt om op een laagdrempelige wijze en relatief snelle manier vanuit de bezettingseis in diensten als input voor de vraagbepaling te starten met de implementatie van capaciteitsplanning als specialistisch onderdeel van workforce management.
De vraag die wij binnen veel zorgorganisaties tegen komen is: “Waar is de bezettingseis in diensten op gebaseerd”?. Met als verdere detaillering van deze vraag: “Welke zorgactiviteiten en/of teamtaken maken dat de bestaande bezettingseis in diensten een verantwoorde en kloppend dienstenpatroon is?”. Of anders geformuleerd: “Wat als er cliënten/patiënten bijkomen of weggaan, weten we dan wat dat betekent voor de basisbezettingseis in diensten?”. Vragen en de antwoorden daarop passen binnen het volwassenheidsniveau Gemanaged.
Het op geobjectiveerde wijze vertalen van de zorgvraag naar de optimale bezettingseisen in diensten is misschien wel de ultieme ambitie in het kader van de groei in planningsvolwassenheid. Een ambitie waarbij slimme software niet kan ontbreken omdat geavanceerde calculaties en door de software bewerkstelligde optimale verdelingen van zorgtaken nodig zijn om vanuit het werkaanbod te komen tot een zorgvraag per dag, per tijdsinterval, per deskundigheid en per team als input voor de optimale bezettingseis in diensten. Een ambitie die behaald kan worden, juist omdat er software is die de vertaling van de zorgvraag naar de bezettingseis in diensten mogelijk maakt. In deze vertaling gaat het om meer dan een globale norm per indicatie zoals bijvoorbeeld de NZA norm doet. De NZA norm, een zorgprofiel, die iets zegt over de aard en globale omvang van de benodigde zorg en als onderbouwing dient voor de gemeten kosten op basis waarvan tariefstelling plaats vindt (inmiddels zien we hierin de overgang naar integrale tarieven gebaseerd op het KMPG kostenonderzoek langdurige zorg). Hoe kwaliteit van zorg op basis van zorgprofielen gewaarborgd wordt en er voldoende uren besteed worden aan de zorgverlening is aan de zorgorganisatie zelf.
In het waarborgen van kwaliteit van zorg op basis van zorgprofielen vind je de sleutel waarmee er een geobjectiveerde kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing ontstaat op basis waarvan de software van PlanMotion komt tot de benodigde aantallen medewerkers per deskundigheid, per dag, per tijdsinterval en per team. De software geeft je de mogelijk om aan de indicatie/aantallen type cliënt of patiënt een door de zorgorganisatie in zorgactiviteiten (éénmalig) uiteengezet zorgprofiel te koppelen op basis waarvan door de software wordt hoeveel medewerkers van een bepaald deskundigheidsniveau er binnen een bepaald tijdsinterval nodig zijn om het werkaanbod op basis van de aantallen cliënten/patiënten te kunnen beantwoorden. Op praktische en herkenbare wijze worden deze uitkomsten geautomatiseerd afgezet tegen de huidige of voorgenomen bezettingseisen en is eventuele onbalans in werkaanbod en aanbod van personele capaciteit op basis van de (voorgenomen) bezettingseis in diensten meteen duidelijk. Besluiten over de definitief te hanteren bezettingseis in diensten kunnen nu genomen worden en op objectieve wijze worden onderbouwd.
Of het nu gaat om de cliënt met een bepaalde indicatie binnen de ouderenzorg of een patiënt die een MRI scan moet ondergaan, de software van PlanMotion helpt. Op het moment dat er wijzigingen in de aantallen of type cliënten of patiënten zich voordoen of dat er bijvoorbeeld veranderende inzichten in de te verlenen kwaliteit van zorg ontstaan, de software laat meteen de consequenties hiervan zien. Consequenties die mogelijk betekenen dat er een aanpassing op de bezettingseis in diensten moet plaats vinden. Een bezettingseis in diensten die vervolgens weer input is voor de capaciteitsvraag als wezenlijk vertrekpunt voor capaciteitsplanning als specialistisch onderdeel van workforce management. Een bezettingseis in diensten die voortdurend wordt getoetst op de kaders verkregen vanuit de jaarbegroting en na goedkeuring het vertrekpunt zijn voor de tactische capaciteitsplanning als voorwaarde voor een goed operationeel rooster.
Scenarioplanning en de vertaling van de zorgvraag naar de bezettingseis in diensten zijn de kenmerkende thema’s van het planningsvolwassenheidsniveau Gemanaged. In de verdere groei zijn we nog één stap verwijderd van het hoogste planningsvolwassenheidsniveau, Workforce Excellence. Op dit hoogste niveau is capaciteitsplanning als specialistisch onderdeel van workforce management tot in de haarvaten van de organisatie ingebed. Op dit hoogste niveau worden processen, kennis en benodigd gedrag voortdurend getoetst en daar waar nodig verbeterd met behulp van kwantitatieve en kwalitatieve terugkoppeling van resultaten vanuit diezelfde capaciteitsplanning. Capaciteitsplanning en de resultaten daaruit zijn een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Met deze blog komt een einde aan de serie over groeien in planningsvolwassenheid. In de eerste blog werd de vraag gesteld: “Hebben we als organisatie de ambitie en zijn we er aan toe om te groeien in volwassenheid?“. Ambitie om te groeien is een voorwaarde waarbij het behalen van het hoogste niveau niet per definitie nodig is om capaciteitsplanning als spiegel van de kwaliteit van zorg te laten gedijen omwille van het cliënt-/patiëntbelang, het medewerkerbelang en het organisatiebelang.
Tevreden cliënten – Gelukkige medewerkers – Gezonde bedrijfsvoering
Een uitgebreide presentatie op locatie?